Удосконалення процесу адаптації персоналу у Дрогобицькій міській раді

Abstract

Магістерська кваліфікаційна робота присвячена комплексному дослідженню теоретичних, методичних та прикладних аспектів удосконалення процесу адаптації персоналу в органах місцевого самоврядування на прикладі Дрогобицької міської ради. Актуальність теми зумовлена зростанням вимог до професійності та компетентності публічних службовців, необхідністю забезпечення високої якості адміністративних послуг, впровадженням цифрових технологій у діяльність органів місцевої влади та потребою підвищення ефективності кадрової політики в умовах воєнного стану, кадрової нестабільності та зростання навантаження на працівників. Питання процесу адаптації новопризначених працівників державної служби, її етапів та інструментів детально розглянуто у дослідженні вітчизняних фахівців у сфері публічного управління [1]. Концептуальні підходи до формування ефективної системи управління персоналом, зокрема в частині професійної підготовки, соціалізації та розвитку працівників, обґрунтовані у працях Г. М. Захарчин та співавторів, де акцентується важливість комплексного підходу до адаптації та становлення кадрового потенціалу організації [2]. Теоретико-методичні основи формування людського капіталу, взаємозв’язок між професійною освітою, розвитком компетентностей і результативністю праці проаналізовано у роботах О. А. Грішнової, яка підкреслює значення якісного входження персоналу в професійну діяльність для забезпечення сталого розвитку організацій [3]. Практичні особливості адаптації працівників у різних типах підприємств, методи прискорення професійного входження та зниження ризиків неуспішної адаптації подані у дослідженнях Є. О. Діденка та О. В. Козуб, які виокремлюють ключові чинники, що впливають на ефективність адаптаційного процесу та швидкість досягнення працівником нормативних показників діяльності [4]. Метою магістерської кваліфікаційної роботи є теоретичне обґрунтування, аналізування діючого стану адаптації персоналу та розроблення практичних заходів щодо її удосконалення у Дрогобицькій міській раді. Для досягнення мети вирішено такі завдання: визначено сутність, роль і значення адаптації в системі управління людськими ресурсами; класифіковано моделі та підходи до адаптації; досліджено інструменти оцінювання її ефективності; проаналізовано кадровий склад, систему підбору, введення в посаду та адаптації працівників міської ради; ідентифіковано проблеми та бар’єри адаптаційного процесу; розроблено удосконалену модель адаптації на компетентнісній основі; сформовано систему KPI та цифрових інструментів моніторингу результатів адаптації. Об’єктом дослідження є процес адаптації персоналу в органах місцевого самоврядування. Предметом дослідження є методи, інструменти й організаційно-цифрові механізми удосконалення адаптації персоналу у Дрогобицькій міській раді. У першому розділі роботи розкрито теоретико-методичні засади адаптації персоналу, зокрема її сутність, види, моделі, компетентнісний підхід та методи оцінювання результативності. У другому розділі здійснено аналізування кадрової структури Дрогобицької міської ради, її організаційної моделі, особливостей підбору, введення в посаду та супроводу нових працівників. Виявлено основні проблеми: відсутність формалізованої програми адаптації, нерівномірність інструктажів, недостатній розвиток наставництва, обмежена цифровізація, невизначені критерії оцінювання та фрагментарність інформаційного забезпечення. У третьому розділі розроблено удосконалену модель адаптації, що включає цифровий старт адаптації, структуровану адаптацію, компетентнісну матрицю, систему наставництва, поетапне оцінювання 30–60–100 днів, KPI, індивідуальні траєкторії розвитку та цифровий супровід через HRM-систему. Результати дослідження засвідчують, що впровадження запропонованої моделі здатне суттєво підвищити ефективність діяльності Дрогобицької міської ради. Зокрема, удосконалення адаптаційного процесу дозволяє скоротити період входження нових працівників у роботу на 30–40%, зменшити кількість початкових помилок, підвищити якість виконання завдань, покращити соціально-психологічний клімат, посилити роль наставництва та сформувати об’єктивну основу для оцінювання персоналу. Використання цифрових рішень забезпечує можливість автоматизованого моніторингу, аналізування KPI та формування аналітичних HR-звітів. Практична цінність роботи полягає у можливості впровадження розробленої моделі адаптації в діяльність Дрогобицької міської ради, її структурних підрозділів та ЦНАП, а також використання інструментів для створення внутрішніх регламентів, навчальних програм, планів адаптації, матриць компетентностей і систем кадрового моніторингу. Отримані результати можуть бути застосовані у подальших дослідженнях з управління персоналом, цифрової трансформації HR-процесів, публічного адміністрування та професійного розвитку службовців.This master’s thesis is devoted to a comprehensive study of the theoretical, methodological and applied aspects of improving the personnel adaptation process in local self-government bodies, using the Drohobych City Council as a case study. The relevance of the topic is determined by the growing requirements for the professionalism and competence of public servants, the need to ensure high-quality administrative services, the rapid introduction of digital technologies into local government activities, and the necessity to enhance the effectiveness of HR policy under conditions of martial law, staffing instability, and increased workload on employees. The issue of adaptation of newly appointed civil servants, including its stages and instruments, is thoroughly examined in the research conducted by domestic specialists in the field of public administration [1]. Conceptual approaches to the formation of an effective personnel management system, particularly regarding professional training, socialization, and employee development, are substantiated in the works of H. M. Zakharchyn and co-authors, who emphasize the importance of a comprehensive approach to adaptation and the formation of an organization’s human resource potential [2]. The theoretical and methodological foundations of human capital formation, as well as the relationship between professional education, competence development, and work performance, are analyzed in the studies of O. A. Hrishnova, who highlights the significance of high-quality entry of personnel into professional activity for ensuring sustainable organizational development [3]. Practical aspects of employee adaptation in various types of enterprises, methods for accelerating professional onboarding, and reducing the risks of unsuccessful adaptation are presented in the research of Ye. O. Didenko and O. V. Kozub, who identify key factors influencing the effectiveness of the adaptation process and the speed at which an employee reaches normative performance indicators [4]. The aim of this master’s thesis is to theoretically justify, analyse the current state of the personnel adaptation process, and develop practical measures to improve adaptation in the Drohobych City Council. To achieve this aim, the following tasks were addressed: determining the essence, role and importance of adaptation in the human resource management system; classifying models and approaches to adaptation; studying methods for assessing adaptation effectiveness; analysing the staffing structure, recruitment system, onboarding and adaptation processes within the city council; identifying adaptation barriers and challenges; developing an improved competence-based adaptation model; and establishing a system of KPIs and digital tools for monitoring adaptation results. The object of the research is the personnel adaptation process in local self-government bodies.The subject of the research is methods, tools and organizational–digital mechanisms for improving personnel adaptation in the Drohobych City Council. The first chapter presents the theoretical and methodological foundations of personnel adaptation, including its essence, types, models, competence-based approach, and performance assessment methods. The second chapter provides an analytical review of the Drohobych City Council’s staffing structure, organizational model, level of digitalization, and existing procedures for recruitment, onboarding and adaptation. Key problems were identified: the absence of a formal adaptation program, unevenness of induction procedures, underdeveloped mentorship, limited digitalization, undefined evaluation criteria, and fragmented informational support. The third chapter proposes an improved adaptation model that includes a digital pre-boarding stage, structured onboarding, a competence matrix, a formal mentorship system, phased evaluation (30–60–100 days), KPIs, individual development trajectories, and digital support through an HRM system. The findings confirm that the implementation of the proposed model can significantly increase the effectiveness of the Drohobych City Council’s activities. In particular, the improved adaptation process reduces the time required for new employees to reach full productivity by 30–40%, decreases the number of initial errors, enhances task performance, improves the socio-psychological climate, strengthens the role of mentorship, and creates an objective basis for personnel evaluation. The use of digital solutions enables automated monitoring, KPI analysis and HR reporting. The practical value of the study lies in the possibility of implementing the developed adaptation model within the Drohobych City Council, its departments and the Administrative Services Centre (CNAP), as well as using the proposed tools for creating internal regulations, training programs, adaptation plans, competence matrices and HR monitoring systems. The obtained results may be employed in further research on personnel management, digital transformation of HR processes, public administration and professional development of civil servants.