Експертна система обліку та інвентаризації товарно-матеріальних цінностей

Abstract

У сучасному світі інвентаризація відіграє важливу роль у різних сферах діяльності. В бізнесі, наприклад, правильно проведена інвентаризація дозволяє підприємствам знаходити та усувати втрати, шахрайства та помилки в обліку, що сприяє збільшенню ефективності та прибутковості. В торгівлі, інвентаризація допомагає контролювати наявність товарів на складах, прогнозувати потреби та планувати закупівлі. Виробничі підприємства використовують інвентаризацію для контролю якості сировини та готової продукції, а також для оптимізації процесів постачання [1]. Головною метою проведення інвентаризації є визначення можливих відхилень облікових записів від реальної наявності товарно-матеріальних цінностей. Дане відхилення може бути спричинене помилками в обліку, або ж псуванням товарів. Інвентаризацію зазвичай проводять раз на рік або на півроку, залежно від вимог законодавства та внутрішніх потреб компанії. Процес інвентаризації може бути виконаний самостійно працівниками підприємства або може бути здійснений залученням сторонніх аудиторів, проте без використання допоміжних технологій цей процес може займати дуже багато часу [2]. Використання сучасних технологій, таких як автоматизовані системи сканування штрих-кодів, радіочастотна ідентифікація та хмарні рішення, сприяє поліпшенню точності та швидкості проведення інвентаризації. Це дозволяє зменшити час, затрачений на ручний облік, та уникнути помилок, пов'язаних з людським фактором. Крім того, сучасні інформаційні системи забезпечують швидкий доступ до даних про запаси та ресурси, що дозволяє більш оперативно реагувати на зміни та планувати стратегічні рішення. Підприємства постійно розширюються, і це підтверджує, що тема автоматизації процесів інвентаризації та обліку товарів є актуальною. У першому розділі кваліфікаційної роботи було розглянуто поняття інвентаризації, запасів. Були розглянуті основні методи основні методи інвентаризації та її види. У другому розділі був проведений системний аналіз досліджуваного об’єкта, для зображення ієрархії між цілями та засобами їх досягнення побудовано дерево цілей. За результатами проведення якісної характеристики було обрано тип інформаційної системи. Для конкретизації роботи системи, були спроектовані DFD діаграми, які зображають як дані проходять через систему. У третьому розділі було прийняте рішення про використання технічних засобів у розробленні інформаційної системи для графічного інтерфейсу застосунку та для серверної частини, проаналізовано сильні та слабкі сторони обраних засобів. У четвертому розділі описано реалізовану систему. Була спроектована база даних, здійснено опис класів вирішуваних задач, наведено інструкцію користувача. Надано перелік системних вимог для користування веб-застосунком, а також наведено контрольний приклад, що підтверджує працездатність системи. Мета дослідження. Метою є створення експертної системи обліку та інвентаризації товарно-матеріальних цінностей. Об’єктом дослідження є процеси, що дозволяють керувати обліком товарно-матеріальних цінностей. Предметом дослідження є засоби та методи створення експертної системи для систем інвентаризації та обліку товарно-матеріальних цінностей, вивчення ефективності застосування технологій та методів управління запасами. Результатами дослідження є аналіз наявних систем-аналогів, літературних та інтернет джерел з метою збору інформації про процеси інвентаризації, процеси створення веб-сторінок. Також створення веб-застосунку, де підприємство може зберігати електронну інформацію про фізичний стан запасів на складі, керувати поставками товарів, додавати нові товари в систему, оновлювати кількість товарів відповідно до кількості на складі, також є змога слідкувати за найпопулярнішими категоріями товарів, і на основі цього покращувати стратегію продажів.In the modern world, inventory plays an important role in various areas of activity. In business, for example, a properly conducted inventory allows companies to identify and eliminate losses, fraud, and accounting errors, which contributes to increased efficiency and profitability. In the retail sector, inventory helps control the availability of goods in warehouses, forecast needs, and plan purchases. Manufacturing companies use inventory to control the quality of raw materials and finished products, as well as optimize supply processes [1]. The main goal of conducting inventory is to identify possible deviations of accounting records from the actual presence of goods and materials. Such deviations can be caused by accounting errors or product spoilage. Inventory is usually conducted once a year or every six months, depending on legal requirements and internal company needs. The inventory process can be carried out by company employees or with the involvement of external auditors, but without the use of auxiliary technologies, this process can be really time-consuming [2]. The use of modern technologies such as automated barcode scanning systems, radio frequency identification, and cloud solutions contributes to improved accuracy and speed of inventory. This reduces the time spent on manual counting and helps avoid errors associated with the human factor. Additionally, modern information systems provide quick access to data on inventory and resources, allowing for more responsive decision-making and strategic planning. As businesses continue to expand, the topic of automating inventory and goods accounting processes remains relevant. The first section of the qualifying work covered the concept of inventory and stocks. The main inventory methods and types were discussed. The second section involved a systematic analysis of the researched object, depicting the hierarchy between goals and means of achieving them through the construction of a goal tree. Based on the results of qualitative characteristics, the type of information system was selected. To specify the system's operation, DFD diagrams were designed to illustrate how data flows through the system. In the third section was made a decision regarding the use of technical means in developing an information system for the graphical interface of the application and the server side. The strengths and weaknesses of the selected tools were analyzed. The fourth section describes the implemented system. A database was designed, class descriptions for the tasks were provided, and user instructions were given. A list of system requirements for using the web application was provided, along with a test example confirming the system's functionality. The aim of the study is to create an expert system for accounting and inventory of goods and materials. The research object encompasses the processes that enable the management of inventory of goods and materials. The research subject includes the means and methods of creating an expert system for inventory and accounting of goods and materials, as well as the study of the effectiveness of applying technologies and inventory management methods. The study results include an analysis of existing analog systems, literature, and internet sources to gather information about inventory processes and the creation of web pages. Furthermore, a web application was developed where companies can store electronic information about the physical condition of inventory in warehouses, manage product supplies, add new items to the system, update quantities based on warehouse stock, and track popular product categories to improve sales strategies.