Інформаційна система обліку праці та нарахування заробітної плати

Abstract

На даний момент не існує всесвітнього стандарту для бухгалтерського обліку, тому кожна країна має самостійно розвивати і вдосконалювати свої власні системи. Міжнародні стандарти надають загальні правила для оцінки та подання інформації у фінансових звітах. Концепція фінансового обліку ґрунтується на цих загальних принципах. Погодження бухгалтерського обліку і фінансової звітності різних країн полягає у створенні міжнародних стандартів фінансової звітності і систем обліку шляхом введення до їх процесу стандартизації із зберіганням національних розбіжностей. Гармонізація стандартів бухгалтерського обліку необхідна для користувачів фінансової звітності [1]. Інформаційні системи для бухгалтерського обліку сприяють автоматизованому збереженню та обробці даних без необхідності великого обсягу паперової документації. Наприклад, ведення персональних даних працівників у вигляді таблиць є набагато ефективнішим, оскільки з інформаційною системою можна швидко знайти інформацію про кожного працівника завдяки функціям пошуку, уникнувши необхідності розшукувати копії документів у різних теках, серед десятків або навіть сотень інших документів. Інформаційні системи автоматизації обліку праці та виплати заробітної плати отримали сильний поштовх у розвитку разом із еволюцією персональних комп’ютерів та серверних рішень. Потужність процесорів та об’єм пам’яті у ПК і серверах за два десятиліття збільшились у десятки разів[2]. Таким чином, з'явилися нові можливості для розширення можливостей програмних рішень, збільшення обсягу оброблюваної інформації та поділу робочих процесів між бухгалтерами. Згідно з результатами системного аналізу було побудовано логічну модель та проведено проектування інформаційної системи з допомогою UML-діаграм. В ході роботи було обрано найбільш підходящі методи та засоби розроблення системи. Опісля вищезгаданих кроків було реалізовано інформаційну систему бухгалтерського обліку та нарахування заробітної плати. Мета дослідження: створити інформаційну систему, яка дозволить автоматизувати процеси бухгалтерського обліку та нарахування заробітної плати. ПЗ має значно скоротити паперовий документообіг всередині компанії, дозволити користувачам підключатись віддалено, а також спростити комунікацію між бухгалтерами та працівниками компанії. Для досягнення кінцевої мети роботи було виконано такі задачі: - проаналізувати літературні джерела на предмет підходів, методів та засобів вирішення проблеми автоматизації бухгалтерського обліку в Україні; - дослідити переваги та недоліки уже існуючих систем бухгалтерського обліку; - виконати системний аналіз предметної області, визначити якісні критерії щодо розроблюваної системи, а також її тип; - визначити та обґрунтувати множину вимог до системи; - конкретизувати програмне забезпечення з допомогою UML-засобів; - обрати та обґрунтувати методи і засоби вирішення проблеми; - реалізувати програмне забезпечення згідно вимог та задач; - провести аналіз працездатності розроблюваної системи. Об’єктом дослідження в цій роботі виступає процес обліку праці та нарахування заробітної плати у малих та середніх підприємствах. Предметом дослідження є методи та засоби обліку праці та нарахування заробітної плати у малих та середніх підприємствах. Результат дослідження: у ході даної роботи розроблено програмне забезпечення, що дозволяє працівникам брати участь в облікових процесах. Розроблена програма характеризується україномовним інтерфейсом, можливістю завантаження ідентифікаційних документів, моніторингом робочого часу та автоматизацією процесів нарахування заробітної плати. Розроблене програмне забезпечення вирішує ряд нагальних проблем: автоматизація бухгалтерського обліку в компанії, взаємодія між працівниками та бухгалтерами, безпека при передачі даних всесвітньою мережею Інтернет, централізація сховища даних, а також його реплікація та автоматизація резервного копіювання. Велику роль в реалізації інформаційної системи зіграли сервіси хмарного провайдера AWS – RDS та S3. RDS сервіс було використано для створення серверу баз даних MySQL, а сервіс S3 для зберігання медіа-файлів. Ці сервіси мають вбудований механізм реплікації, що майже нівелює ризик втрати даних. Наукова новизна одержаних результатів: розроблена інформаційна система дозволяє працівникам підприємства самотужки вивантажувати особисті документи та довідки у хмарне сховище, з якого бухгалтери в свою чергу можуть переглядати та завантажувати їх з будь-якого місця у світі, а також є можливість генерації автоматичних звітів (наприклад, довідка про доходи). Таким чином програмне забезпечення дозволяє залучати працівників компанії у автоматизацію бухгалтерського обліку. Також доволі сучасним підходом є створення централізованої бази даних із увімкненим автоматичним резервним копіюванням та реплікацією. Матеріали даної роботи також можна використати як основу для покращення науково-методологічного забезпечення при створенні інформаційних систем автоматизованого бухгалтерського обліку.Currently, there is no universal standard for accounting, so each country independently develops and improves its own systems. International standards provide general rules for assessment and presentation of information in financial statements. The concept of financial accounting is based on these general principles. The coordination of accounting and financial reporting in different countries involves the creation of international financial reporting standards and accounting systems by introducing standardization with the preservation of national differences. Harmonization of accounting standards is necessary for the benefit of financial statement users [1]. Information systems for accounting contribute to the automated storage and processing of data without the need for a large volume of paper documentation. For example, maintaining employee personal data in tables is much more efficient, as an information system allows quick access to information about each employee through search functions, avoiding the need to search for document copies in different folders among dozens or even hundreds of other documents. Automation systems for labor and payroll accounting have gained significant momentum in development alongside the evolution of personal computers and server solutions. The processing power and memory capacity of PCs and servers have increased exponentially over the past two decades [2]. This development has created new opportunities to expand the capabilities of software solutions, increase the volume of processed information, and streamline work processes among accountants. According to the results of a systemic analysis, a logical model was constructed, and the design of the information system was carried out using UML diagrams. During the work, the most suitable methods and means of system development were chosen. After these steps, an information system for accounting and payroll was implemented. The goal of research: to create an information system that automates the processes of accounting and payroll. The software aims to significantly reduce paper document flow within the company, allow remote user access, and simplify communication between accountants and company employees. To achieve the final goal, the following tasks were performed: - Analyze literary sources on approaches, methods, and tools for solving the problem of accounting automation in Ukraine. - Investigate the advantages and disadvantages of existing accounting systems. - Perform a systemic analysis of the subject area, define qualitative criteria for the developed system, as well as its type. - Define and justify a set of requirements for the system. - Specify software using UML tools. - Choose and justify methods and tools for solving the problem. - Implement software according to requirements and tasks. - Conduct an analysis of the performance of the developed system. The object of research in this work is the process of labor and payroll accounting in small and medium-sized enterprises. The subject of the research is methods and means of labor and payroll accounting in small and medium-sized enterprises. Research results: The developed software allows employees to participate in accounting processes independently. The program features a Ukrainian-language interface, the ability to upload identification documents, monitoring of working hours, and automation of payroll processes. The developed software addresses several urgent issues: automation of accounting in the company, interaction between employees and accountants, data security during Internet transmission, centralization of data storage, as well as its replication and automated backup. The implementation of the information system was greatly facilitated by the cloud provider AWS services - RDS and S3. The RDS service was used to create a MySQL database server, and the S3 service was used to store media files. These services have a built-in replication mechanism, which almost eliminates the risk of data loss. Scientific novelty of the obtained results: the developed information system allows employees of the company to independently upload personal documents and certificates to a cloud storage, from which accountants can view and download them from anywhere in the world. Additionally, there is the possibility of generating automatic reports (e.g., income statements). Thus, the software enables the involvement of company employees in the automation of accounting. Another modern approach is the creation of a centralized database with automatic backup and replication enabled. The materials of this work can also be used as a basis for improving the scientific and methodological support for the creation of automated accounting information systems.