Інформаційно-технологічні інструменти формування організаційно-розпорядчих документів архіву ЗВО

Abstract

У статті обґрунтовано важливість застосування інформаційно-технологічних інструментів для ефективної роботи архіву ЗВО. Значну частку документів архіву ЗВО становлять саме організаційно-розпорядчі документи (наказ, розпорядження, постанова, рішення, вказівка), які на тривалий період закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність усіх органів управління та працівників. Організаційно-розпорядчі документи надходять до архіву у паперовій формі. Зручність їх зберігання та використання забезпечує електронне збереження. Саме розроблення вебресурсу за допомогою інформаційно-технологічних інструментів дасть змогу створити систему структурованого збереження електронних документів, забезпечивши надійність щодо конфіденційності та розмежування прав доступу для широкого кола користувачів – працівників ЗВО. Переведення документа з паперової форми в електронну передбачає його оцифрування, що відбувається такими етапами: сканування документа, розпізнавання його вмісту та цифрове збереження. Розпізнавання вмісту можливе за допомогою відповідних програмних рішень (як умовно-безкоштовних (ABBYY FineReader, Readiris, Convertio.co, iLovePDF, Scanitto Pro тощо), так і безкоштовних (OCR CuneiForm, ISTIO, NAPS2, CuneiForm, FreemoreOCR, FreeOCR тощо)). Водночас цифрове збереження документа повинно здійснюватися із урахуванням особливості його вмісту та метаданих, а отже, потребує розроблення відповідного функціоналу. Також впроваджено функціонали – формування завдань для постійного оцифрування документів та створення фільтрів пошуку відповідно до атрибутів, внесених під час цифрового збереження. Наведено вимоги, яких слід дотримуватись, розробляючи вебресурси задля захисту даних від втрати чи модифікації. The article describes the importance of applying the information technological tools for the effective activity of archive of higher education institution. Organizational and administrative documents make a significant part of the archives of higher education institution. Organizational and administrative documents can be of the following types: an order, resolution, decision and instruction. These documents establish and regulate the structure, tasks, functions, duties, rights and responsibilities of all the management board members. All the documents come to archive in paper form. For the convenience of storage and use there is a need for electronic storage. Development a web resource through the use of information technological tools will allow to creating a system of structured storage of electronic documents. And also to ensure the reliability, confidentiality and differentiation of access rights for a wide range of users. Converting a document from paper to an electronic form involves its digitalization. The digitalization is provided by the following stages: document scanning, recognition of its content and digital preservation. Scanning of documents from the archive is carried out using scanner. Document content recognition can be made using shareware software solutions (ABBYY FineReader, Readiris, Convertio.co, iLovePDF, Scanitto Pro ect) and free like a OCR CuneiForm, ISTIO, NAPS2, CuneiForm FreemoreOCR, FreeOCR ect. While the process of digital preservation of the document should be carried out considering the special features of its content and metadata. Therefore, the corresponding functionality was developed. Functionality has also been implemented – the creation of tasks for the permanent digitization of documents and the creation of search filters according to the attributes that were entered into the database during digital storage. The requirements to protection data from loss or modification are given.