Система підтримки прийняття рішень проходження процесу перегляду продуктивності в IT компанії

Abstract

З початком пандемії коронавірусу багато компаній, особливо ті, що займаються розробкою програмного забезпечення, перейшли на онлайн формат роботи. Закривались офіси, змінювались процеси взаємодії між працівниками всередині компаній. Однак це призвело до виникнення деяких проблем, зокрема, як стежити за продуктивністю співробітників та проводити їхні перформанс-рев’ю. Оскільки очні зустрічі стали практично неможливими через нововведені правила безпеки в багатьох країнах, компанії шукали альтернативні способи взаємодії та контролю за роботою своїх працівників. В Україні ця проблема продовжує існувати і сьогодні через повномасштабну війну з Росією. Багато людей були змушені покинути свої міста та переїхати в інші області країни або, навіть, виїхати за кордон. Незважаючи на те, що в світі поступово працівники повертаються в офіси, в Україні такий сценарій реалізувати неможливо. Зараз в Україні віддалена робота є нормою для багатьох компаній. Це стало викликом для керівників, які мають забезпечити ефективну комунікацію та співпрацю між віддаленими командами. Вони також повинні знайти способи вимірювання продуктивності та проведення перформанс-рев’ю в умовах віддаленої роботи. Система для проведення перегляду продуктивності онлайн стала б в нагоді багатьом українським компаніям, а також компаніям інших країн. Це простий і ефективний спосіб оцінити знання продукту працівником та прийняти рішення щодо підвищення йому заробітної плати. Ще однією проблемою є те, що для проведення процесу перегляду продуктивності необхідно залучати людський ресурс компанії. Це полягає у процесі створення питань для проходження продуктового асесменту та особиста зустріч або відеодзвінок для, власне, і проходження цього етапу з подальшим підрахунком результатів та прийняттям того чи іншого рішення. Ефективний процес проходження процесу перегляду продуктивності в ІТ-компанії служить кільком важливим цілям. По-перше, він надає певну платформу для відкритого та конструктивного діалогу між працівниками та їхніми керівниками щодо продуктивності, подальшого кар’єрного розвитку та постановки наступних цілей. Цей зворотний зв’язок допомагає співробітникам зрозуміти їхні сильні сторони та виокремити області для покращення. По-друге, перегляд продуктивності сприяє співставлення індивідуальної продуктивності з цілями компанії. Коли працівники отримують зворотний зв’язок, який показує зв’язок та вплив їх роботи на досягнення цілей організації, вони стають більш схильними відчувати сенс своєї діяльності та стають мотивованими. Крім того, перегляд продуктивності допомагає виявити високопродуктивних працівників, яких можна винагородити та підготувати до певних лідерських ролей в майбітньому. Одночасно цей процес допомагає вирішити проблеми низької продуктивності, надаючи зі свого боку підтримку та менторство співробітникам, які можуть мати певні труднощі. Наостанок, ефективний процес оцінки продуктивності сприяє загальній здоровій атмосфері в компанії, підвищуючи задоволення співробітників та їхню залученість. Коли працівники відчувають, що їхній внесок в продукт цінується та визнається, вони більш схильні залишатися в компанії та сприяти її подальшому успіху. Також це можливість залучити їх до профейсійного розвитку власних софт та хард скілів[1]. Розробка процесу перевірки продуктивності, який зможе заохотити співробітників до зростання, створить мотивовану робочу силу, щоб мати можливість конкурувати з іншими компаніями. Ці перевірки відіграють вирішальну роль в оцінці діяльності співробітника та формуванні очікувань на майбутнє. Мета і задачі дослідження. Метою створення системи проходження процесу перегляду продуктивності в IT компанії є вирішення проблеми, пов’язаною з проходженням оцінки знань про продукт компанії, а також автоматизація процесу створення питань для продуктового асесменту з залученням мінімальної кількості людських ресурсів. Щоб досягти поставленчх цілей та реалізувати передбачений функціонал системи, необхілно виконати наступні задачі: • провести аналіз предметної області. Для цього необхідно провести огляд літературних та інших джерел; • провести системний аналіз розроблюваної системи, визначити основну функцію та її структуру. Також відбувається створення дерева цілей, а також порівнюються декілька варіантів способів вирішення проблем; • описати і проаналізувати комплекс вимог до розроблюваної системи підтримки прийняття рішень; • створити план проєкту; • відобразити необхідні засоби та методи, які використовуються для вирішення поставлених задач; • навести результати виконання проєкту. Об’єкт дослідження: автоматизація проходження процесу перегляду продуктивності. Предмет дослідження: засоби та методи проєктування та розроблення системи підтримки прийняття рішень проходження процесу перегляду продуктивності в IT компанії. Апробація результатів роботи. Результати даної роботи були апробовані на VII Міжнародній студентській науковій конференції «СУЧАСНІ АСПЕКТИ ТА ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМКИ РОЗВИТКУ НАУКИ» із публікацією тез: Дякун С.О. Система підтримки прийняття рішень проходження процесу перегляду продуктивності в IT компанії. /Дякун С.О., Рибчак З.Л. – матеріали VII Міжнародної студентської наукової конференції «СУЧАСНІ АСПЕКТИ ТА ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМКИ РОЗВИТКУ НАУКИ» (24 травня 2024р., м.Дніпро, Україна).With the onset of the coronavirus pandemic, many companies, especially those engaged in software development, switched to the online format of work. Offices were closed, the processes of interaction between employees within companies changed. However, this has led to some problems, such as how to monitor the performance of employees and conduct their performance reviews. Since overnight meetings became virtually impossible due to new security rules in many countries, companies sought alternative ways to interact and control the work of their employees. In Ukraine, this problem continues to exist today due to a full-scale war with Russia. Many people were forced to leave their cities and move to other areas of the country or, even, go abroad. Despite the fact that in the world gradually workers are returning to offices, in Ukraine such a scenario is impossible to implement. Now in Ukraine remote work is the norm for many companies. This has been a challenge for managers, who have to ensure effective communication and cooperation between remote teams. They also need to find ways to measure performance and perform performance reviews in remote work. The system for conducting performance review online would be useful to many Ukrainian companies, as well as companies from other countries. It is a simple and effective way to evaluate the knowledge of a product by the employee and to make a decision on raising his wages. Another problem is that it is necessary to involve the company's human resources to conduct the performance review process. It consists of the process of creating questions for passing the product assessment and a personal meeting or video call for, actually, and passing this stage with the subsequent calculation of the results and the adoption of one or another decision. The effective process of passing the performance review process in an IT company serves several important goals. First, it provides a platform for an open and constructive dialogue between employees and their managers on performance, further career development and setting future goals. This feedback helps employees understand their strengths and identify areas for improvement. Secondly, performance review facilitates the comparison of individual productivity with the goals of the company. When employees receive feedback that shows the connection and impact of their work on achieving the goals of the organization, they become more likely to feel the meaning of their activities and become motivated. In addition, the performance review helps identify highly productive employees who can be rewarded and prepared for certain leadership roles in the future. At the same time, this process helps to solve problems of low productivity by providing support and mentoring to employees who may have certain difficulties. After all, an effective performance assessment process contributes to a healthy overall atmosphere in the company, increasing employee satisfaction and engagement. When employees feel that their contribution to the product is appreciated and recognized, they are more likely to remain in the company and contribute to its further success. It is also an opportunity to involve them in the professional development of their own soft and hard skins. Developing a performance testing process that can encourage employees to grow will create a motivated workforce to be able to compete with other companies. These checks play a crucial role in evaluating employee activity and shaping expectations for the future. Objective and objectives of the study. The purpose of creating a system of passing the performance review process in the IT company is to solve the problem associated with passing of the evaluation of knowledge about the company’s product, as well as the automation of the process of creating questions for product assessment with the involvement of a minimum number of human resources. In order to the objectives and to implement the intended functionality of the system, it is imperative to perform the following tasks: • conduct an analysis of the subject area. To do this, it is necessary to review literary and other sources; • conduct a systematic analysis of the system being developed, to determine the main function and its structure. There is also the creation of a tree of objectives, as well as comparing several options of ways to solve problems; • describe and analyze the complex of requirements to the developing decision support system; • create a project plan; • reflect the necessary tools and methods used for solving the tasks set; • present the results of project implementation. Object of the study: automation of the process of performance review. Subject of the study: means and methods of designing and developing a system to support decision-making through the performance review process in the IT company. Approbation of the work results. The results of this work were tested at the VII International Student Scientific Conference “MODERN ASPECTS AND PROSPECTIVE DIRECTIONS OF SCIENCE DEVELOPMENT” with the publication of abstracts: Diakun S.O. Decision Support System for the Process of Productivity Review in an IT Company. / Diakun S.O., Rybchak Z.L. - materials of the VII International Student Scientific Conference “MODERN ASPECTS AND PROSPECTIVE DIRECTIONS OF SCIENCE DEVELOPMENT” (May 24, 2024, Dnipro, Ukraine).