Інформаційна система створення електронних документів

Abstract

У світі, що стрімко розвивається в напрямку цифрової трансформації, електронний обіг документів набуває ще більшого значення. Від державних установ до приватних підприємств, впровадження електронної документації стає ключовим аспектом оптимізації робочих процесів. Перехід до цифрового формату не лише полегшує доступ до інформації, але й прискорює взаємодію між сторонами угод, забезпечуючи миттєвий обмін даними навіть на великій відстані. Електронний обіг документів став необхідним елементом у всіх організаціях сучасного суспільства. Напряму впливаючи на різні галузі, від державних установ і ІТ-компаній до звичайних магазинів, електронна документація визнана важливим елементом робочих процесів. Стосунки, які раніше фіксувалися на папері, тепер активно переходять до електронного формату. Люди отримують можливість звертатися до будь-якого документа в будь-який час із будь-якої точки світу. Така доступність призводить до постійного зростання попиту на послуги, що гарантують ефективне функціонування, створення та обслуговування електронної документації. Ця трансформація також піддає сумнів традиційне уявлення про робочі процеси, в яких документи пересуваються фізично. Замість цього, організації все частіше віддають перевагу електронним системам, які забезпечують автоматизований обіг документів та полегшують їх управління. Такі системи стають необхідним елементом для досягнення ефективності та конкурентоспроможності в умовах цифрової ери. Спрощення цих процесів стає запорукою ефективного ведення бізнесу. Важливо відзначити, що всі укладені контракти повинні відповідати чинному національному законодавству та політиці конкретної установи. [1]. Дотримання всіх вимог документа є абсолютно критичним, оскільки навіть найменша розбіжність може призвести до недійсності документу. Працівники фінансових установ, компаній, аудиторських агентств і інших сфер витрачають значний час, щоб переконатися, що вся документація складена правильно. Такий робочий день, відданий деталям, може бути надто виснажливим[2]. Окрім того, постійна концентрація на деталях може призвести до втоми, що сприяє пропуску помилок. У зв'язку з цим зростає попит на системи, які спрощують процеси обробки документації. Один з ефективних підходів - використання систем, що працюють за шаблонами. Системи, які базуються на шаблонах, дозволяють автоматизувати процес створення документів, що є надійним інструментом для економії часу та ресурсів. У цих випадках система використовує готові шаблони документів, які автоматично заповнюються індивідуальними даними[3]. Це значно економить час та зусилля працівників і забезпечує легальність документа. Однак, разом із зручністю електронного документообігу приходить відповідальність за дотримання вимог законодавства та внутрішніх політик. Справжній виклик полягає в забезпеченні легальності та відповідності кожного створеного документу чинним нормам. Існує значна кількість систем для створення та керування документами на ринку, які варіюються за функціональністю та пристосованістю до різних потреб організацій. Багато з цих систем, безперечно, вже вносять значний вклад у полегшення робочих процесів і оптимізацію обігу документів. Вони дозволяють забезпечити цифровий доступ до інформації, зменшити час на пошук документів та полегшити їхню обробку. Однак, не зважаючи на існуючі досягнення, важливо зауважити, що багато з цих систем ще потребують подальшого вдосконалення та інновацій. Розвиток новітніх технологій відкриває нові можливості для оптимізації і удосконалення процесів управління документами, і організації активно шукають нові рішення, щоб відповідати вимогам сучасного бізнесу та впроваджувати ефективні та інноваційні практики в цю сферу. Отже, в умовах цифрової революції, важливість ефективного електронного документообігу та інноваційних систем керування документами необхідна для стабільності та успіху будь-якої організації. Об’єктом дослідження є процес створення електронного документу шляхом завантаження ідентифікаційних даних та їх аналізу. Предметом дослідження є методи та засоби розроблення системи для створення електронних документів. Практичним значенням одержаних результатів є розробка програмного додатку опрацювання електронних документів. Згідно з результатами досліджень, проведених у магістерській роботі, таких як аналіз схожих систем у даній області, системний аналіз об'єкта досліджень та вибір технологічних засобів, була створена інформаційна система під назвою "DocuRight". Ця система виступає платформою для створення електронних документів за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів.In a rapidly evolving world moving towards digital transformation, electronic document circulation is gaining even greater significance. From government institutions to private enterprises, the implementation of electronic documentation becomes a key aspect of optimizing workflow processes. The shift to a digital format not only facilitates access to information but also accelerates interaction between parties in agreements, ensuring instant data exchange even over long distances. Electronic document circulation has become an essential element in all organizations of modern society. Directly influencing various sectors, from government institutions and IT companies to regular stores, electronic documentation is recognized as a crucial element in work processes. Relationships that were previously recorded on paper are now actively transitioning to electronic formats. People gain the ability to access any document at any time from anywhere in the world. This accessibility leads to a continuous increase in demand for services that guarantee efficient functioning, creation, and maintenance of electronic documentation. This transformation also challenges the traditional perception of workflow processes where documents physically move. Instead, organizations increasingly prefer electronic systems that provide automated document circulation and simplify their management. Such systems become a necessary element for achieving efficiency and competitiveness in the digital era. Simplifying these processes ensures effective business management. It is essential to note that all concluded contracts must comply with current national legislation and the policies of specific institutions [1]. Compliance with all document requirements is absolutely critical, as even the slightest discrepancy can render a document invalid. Employees of financial institutions, companies, auditing agencies, and other sectors spend significant time ensuring that all documentation is correctly composed. A workday dedicated to details can be excessively draining [2]. Additionally, constant focus on details can lead to fatigue, contributing to error omission. As a result, there is an increasing demand for systems that streamline document processing. One effective approach is the use of template-based systems. Systems based on templates allow the automation of the document creation process, serving as a reliable tool for saving time and resources. In these cases, the system utilizes ready-made document templates that are automatically filled with individual data [3]. This significantly saves time and effort for employees and ensures the legality of the document. However, along with the convenience of electronic document circulation comes the responsibility to comply with legislative requirements and internal policies. The real challenge lies in ensuring the legality and conformity of each created document with current norms. There is a significant number of systems for document creation and management in the market, varying in functionality and suitability for different organizational needs. Many of these systems undoubtedly contribute significantly to easing workflow processes and optimizing document circulation. They enable digital access to information, reduce the time spent searching for documents, and facilitate their processing. Despite these achievements, it is important to note that many of these systems still require further improvement and innovation. The development of advanced technologies opens new opportunities for optimizing and enhancing document management processes, and organizations actively seek new solutions to meet the demands of modern business and implement efficient and innovative practices in this field. In the context of the digital revolution, the importance of effective electronic document circulation and innovative document management systems is necessary for the stability and success of any organization. The object of research is the process of creating an electronic contract by downloading identification data and their analysis. The subject of the study are methods and tools for developing a system for creating electronic contracts. The practical significance of the results obtained is development of a software application for processing electronic contracts. According to the findings of the research conducted in the master's thesis, such as analyzing similar systems in the given field, conducting a systemic analysis of the research object, and selecting technological tools, an information system called "DocuRight" was developed. This system serves as a platform for creating electronic contracts using pre-prepared templates.