Інформаційна технологія обліку приміщень ІТ-компанії

Abstract

Облік приміщень – процес зберігання, опрацьовування та маніпулювання обліковими даними приміщень [1]. У ІТ-компаніях ефективний облік приміщень має особливе значення: це може допомогти знизити витрати, покращити роботу персоналу та підвищити ефективність бізнесу [2]. Потреба у веденні обліку приміщень ІТ-компанії завжди виникає у випадку великої кількості офісів чи великої кількості маніпулювань їхніми даними. Оптимальне використання простору – один з ключових факторів у забезпеченні ефективності роботи ІТ-компаній [3]. Зручність одного лише оперативного доступу до всієї актуальної інформації приміщень уже сильно спрощує ведення бізнесу ІТ-компаніям. А наявність інформаційної технології з аналізом та системою прийняття рішень зводить складність деяких облікових процесів до декількох натискань мишки одним із відповідних менеджерів компанії [4]. Об’єкт дослідження – процес обліку приміщень у ІТ-компанії, включаючи процеси збору, обробки, аналізу та відображення інформації, необхідної для ефективного використання простору. Предмет дослідження – інформаційна технологія обліку приміщень для ІТ-компаній, що дозволяє максимально ефективно використовувати простір при мінімізації витрат. Мета дослідження – розроблення інформаційної технології обліку приміщень ІТ-компанії, що слугуватиме не лише місцем зберігання та перегляду облікових даних, а й платформою для резервування місць чи приміщень та аналізу їхнього стану у відповідності до нормативних документів та законів України. Розробка інформаційної технології обліку приміщень для ІТ-компаній є ключовою складовою для вирішення проблеми ефективного використання простору та зниження витрат. Розроблена технологія дозволяє збирати, обробляти та аналізувати інформацію щодо використання приміщень у режимі реального часу, що забезпечить ефективний контроль за використанням простору та дозволить вчасно реагувати на зміни вимог. Дану технологію варто розглядати, як і систему прийняття рішень, що не лише маніпулює даними, а й допомагає аналізувати та підбирати інформацію за відповідними запитами користувача. До важливих особливостей та функцій технології обліку приміщень можна віднести: • Створення, редагування та видалення приміщень із системи відповідно до вимог ДБН В.2.2-17 [5]. • Аналіз стану приміщення відповідно до Конституції України (ч. 4 ст. 43), ст. 153 Кодексу законів про працю України, ст. 6 та ч. 1 ст. 13 Закону України “Про охорону праці” та інших нормативних документів [6]. • Доступ до усіх облікових та аналітичних даних через використання чат-боту, який побудований із використанням системи штучного інтелекту. • Бронювання місця чи приміщення (якщо це приміщення для нарад) на будь-яку кількість часу протягом дня. • Перегляд актуальних резервувань кожного приміщення: перегляд усіх створених резервувань конкретного користувача (працівник може перегляди всі свої створені резервування протягом усього часу). • Маніпуляції з даними працівників: реєстрація, редагування та видалення користувачів з системи, що може бути здійснений лише менеджером. В роботі проводиться аналітичний огляд нормативних документів про державні будівельні норми, законів України щодо санітарного-гігієнічного стану офісних приміщень та охорони праці. Здійснюється порівняльна характеристика відомих методів вирішення проблеми обліку приміщень, а також наявних аналогічних технологій з визначенням їх переваг та недоліків. Визначається доцільність та актуальність функціонування технології обліку приміщень. Здійснюється системний аналіз досліджуваного об’єкта та формується мета функціонування системи шляхом побудови дерева рішень, діаграми варіантів використання, діаграми класів, діаграми послідовності, діаграми кооперації, діаграми діяльності та діаграми компонентів [7]. Після чого здійснюється вибір програмних засобів реалізації, куди входять наступні: Java, CSS, Thymeleaf, JavaScript, Spring Framework, Hibernate, Lombok, Inkscape та MySQL. В результаті роботи, за допомогою даних технічних засобів, реалізовується технологія обліку приміщень з детальним описом роботи системи.

Accounting of premises is the process of storing, processing, and manipulating accounting data of premises [1]. In IT companies, effective premises accounting is of particular importance: it can help reduce costs, improve staff performance, and increase business efficiency [2]. The need to keep records of the premises of an IT company always arises in the case of many offices or many manipulations of their data. Optimal use of space is one of the key factors in ensuring the efficiency of IT companies [3]. The convenience of operational access to all the relevant information of the premises already greatly simplifies the conduct of business for IT companies. And the availability of information technology with an analysis and decision-making system reduces the complexity of some accounting processes to a few mouse clicks by one of the relevant managers of the company [4]. Study object - is the process of accounting for premises in an IT company, including the processes of collecting, processing, analysing, and displaying information necessary for efficient use of space. Scope of research - is the information technology for maintaining records of the IT company facilities, which allows to use the space as efficiently as possible while minimizing costs. Goal of research is to develop an IT company's premises accounting information technology that will serve not only as a place to store and review accounting data, but also as a platform for reserving places or premises and analysing their condition in accordance with regulatory documents and laws of Ukraine. The development of information technology for accounting of premises for IT companies is a key component for solving the problem of efficient use of space and reducing costs. The developed technology allows collecting, processing, and analysing information on the use of premises in real time, which will ensure effective control over the use of space and allow timely response to changes in requirements. This technology should be considered as a decision-making system, which not only manipulates data, but also helps analyse and select information according to the user's relevant requests. Among the important features and functions of the premise accounting technology can be attributed: • Creation, editing and deletion of premises from the system in accordance with the requirements of DBN B.2.2-17 [5]. • Analysis of the condition of the premises in accordance with the Constitution of Ukraine (Part 4 of Article 43), Article 153 of the Labor Code of Ukraine, Art. 6 and Part 1 of Art. 13 of the Law of Ukraine "On Labor Protection" and other normative documents [6]. • Access to all accounting and analytical data using a chatbot, which is built using an artificial intelligence system. • Booking a place or room (if it is a meeting room) for any amount of time during the day. • Review of current reservations of each room: review of all created reservations of a specific user (employee can always view all his created reservations). • Manipulation of employee data: registration, editing and deletion of users from the system, which can only be done by the manager. The work includes an analytical review of regulatory documents on state building regulations, laws of Ukraine regarding the sanitary and hygienic condition of office premises and labour protection. A comparative characterization of known methods of solving the problem of accounting for premises is carried out, as well as existing similar technologies with the determination of their advantages and disadvantages. The expediency and relevance of the functioning of the premises accounting technology is determined. A system analysis of the researched object is carried out and the purpose of the system functioning is formed by constructing a decision tree, a diagram of use cases, a class diagram, a sequence diagram, a cooperation diagram, an activity diagram, and a component diagram [7]. After that, the selection of implementation software is made, which includes the following: Java, CSS, Thymeleaf, JavaScript, Spring Framework, Hibernate, Lombok, Inkscape and MySQL. As a result of the work, with the help of these technical means, the technology of accounting of premises with a detailed description of the system's operation is implemented.