Проєкт інформаційної системи автоматизації B2B-закупівель у Salesforce

Abstract

Магістерська кваліфікаційна робота присвячена розробленню проєкту інформаційної системи автоматизації B2B-закупівель на платформі Salesforce. Метою дослідження є підвищення ефективності, прозорості та керованості процесів корпоративних закупівель шляхом створення інтегрованої системи, що забезпечує автоматизацію ключових бізнес-процесів між замовниками, постачальниками та внутрішніми підрозділами підприємства. У роботі виконано аналіз існуючих проблем у сфері B2B-закупівель, таких як значна тривалість погодження заявок, дублювання даних, недостатня аналітична підтримка та відсутність єдиного цифрового середовища для взаємодії з постачальниками. На основі проведеного аналізу сформовано бізнес-вимоги та визначено основні цілі системи — скорочення часу обробки заявок, автоматичне погодження та моніторинг витрат, формування звітності й KPI, а також інтеграція з корпоративними платформами ERP і CRM. У процесі проєктування створено концептуальну модель діяльності системи, визначено її акторів і сценарії використання (Use Case Diagram), а також побудовано дерево цілей (Goal Tree), що відображає взаємозв’язок між стратегічними завданнями підприємства та функціональністю системи. Архітектурно рішення базується на екосистемі Salesforce із використанням компонентів Apex, Lightning Web Components, Flow і Data Cloud, що забезпечує масштабованість, безпеку, аналітичні можливості та інтеграцію з зовнішніми сервісами. Розроблено прототип системи, який реалізує повний цикл процесу закупівлі: створення заявки, її погодження, автоматичне надсилання запитів постачальникам, отримання пропозицій, порівняння умов і формування аналітичного звіту. Для візуалізації процесів розроблено діаграми класів, варіантів використання, діяльності та структуру робіт (WBS), що дозволяє детально описати функціональні взаємозв’язки системи. Проведено планування виконання проєкту, розраховано ресурси, терміни та ризики. Визначено основні показники ефективності (KPI): середній час обробки заявки, рівень економії бюджету, кількість заявок без помилок, стабільність роботи системи. За результатами моделювання очікується скорочення часу обробки заявки з 5 до 2 днів, зниження кількості помилок на 40%, що забезпечує підвищення ROI до 100% упродовж першого року впровадження. Отримані результати підтверджують досягнення поставленої мети — створено концепцію та технічне рішення інформаційної системи, яке забезпечує цифрову трансформацію закупівельних процесів підприємства. Розроблена система підвищує продуктивність, прозорість і аналітичну обґрунтованість управлінських рішень, має високий потенціал подальшої реалізації в корпоративному середовищі. Магістерська робота також приділяє увагу питанням безпеки та захисту даних у системі. В умовах автоматизації B2B-закупівель важливо забезпечити контроль доступу користувачів відповідно до їх ролей, шифрування конфіденційної інформації та аудит усіх операцій у Salesforce. Це дозволяє запобігти несанкціонованому доступу до фінансових даних, інформації про постачальників та внутрішніх процесів компанії. Особлива увага приділяється управлінню змінами та масштабованості системи. Впровадження Salesforce дозволяє гнучко адаптуватися до змін у бізнес-процесах, додавати нові модулі або інтегруватися з іншими корпоративними платформами без значних втрат часу та ресурсів. Система підтримує як стандартні, так і кастомні процеси, що забезпечує її довгострокову придатність і відповідність стратегічним цілям компанії. Крім того, робота включає економічне обґрунтування впровадження системи, оцінку очікуваної ефективності та розрахунок ROI. Проведені моделювання та аналіз показують, що автоматизація B2B-закупівель дозволяє значно зменшити операційні витрати, скоротити час обробки заявок та підвищити точність даних. Такий підхід не лише оптимізує поточні процеси, а й створює основу для подальшого розвитку цифрової інфраструктури підприємства.The Master’s thesis is devoted to the development of an information system project for B2B procurement automation based on the Salesforce platform. The purpose of the research is to increase the efficiency, transparency, and manageability of corporate procurement processes by creating an integrated system that automates key business workflows between customers, suppliers, and internal company departments. The paper analyzes the main challenges of B2B procurement, including long approval times, data duplication, lack of analytical support, and the absence of a unified digital environment for supplier interaction. Based on the conducted analysis, business requirements were formulated, and the system’s main goals were defined — reducing processing time, automating approvals and expense monitoring, generating analytical reports and KPIs, and integrating with ERP and CRM corporate systems. During the design stage, a conceptual activity model, system actors, and usage scenarios (Use Case Diagram) were developed, along with a Goal Tree that visualizes the relationship between the company’s strategic objectives and system functionality. The architecture is based on the Salesforce ecosystem using Apex, Lightning Web Components, Flow, and Data Cloud, which ensures scalability, security, analytical capabilities, and seamless integration with external services. A system prototype was developed that covers the full procurement cycle — request creation, approval, automated supplier queries, offer comparison, and analytical report generation. To visualize system logic, several diagrams were created, including class diagrams, use case diagrams, activity diagrams, and a Work Breakdown Structure (WBS), allowing a detailed representation of system components and interactions. The project execution plan was defined with detailed timelines, resources, and risk analysis. Key performance indicators (KPIs) were established: average request processing time, budget savings, error-free request percentage, and system stability. Simulation results indicate a reduction in request processing time from 5 to 2 days, a 40% error decrease, and an ROI increase to 100% within the first year of deployment. The achieved results confirm the research objective — to design a conceptual and technical solution for an information system that enables digital transformation of enterprise procurement. The developed system improves productivity, transparency, and analytical decision-making efficiency, demonstrating strong potential for practical implementation in corporate environments. The master’s thesis also addresses issues of system security and data protection. In the context of B2B procurement automation, it is crucial to ensure user access control according to roles, encryption of confidential information, and auditing of all operations within Salesforce. This prevents unauthorized access to financial data, supplier information, and internal company processes. Particular attention is given to change management and system scalability. Implementing Salesforce allows for flexible adaptation to changes in business processes, the addition of new modules, or integration with other corporate platforms without significant time or resource losses. The system supports both standard and custom processes, ensuring its long-term viability and alignment with the company’s strategic objectives. Additionally, the thesis includes an economic justification for system implementation, assessment of expected efficiency, and ROI calculation. Modeling and analysis demonstrate that B2B procurement automation significantly reduces operational costs, shortens request processing time, and improves data accuracy. This approach not only optimizes current processes but also lays the foundation for the further development of the company’s digital infrastructure.