Інформаційна система аналізу та контролю товарних запасів на Автозаправних Комплексах

Abstract

Актуальною постає задача постійного контролю та підтримання наявності запасів та своєчасного поповнення резервів палива на АЗК, надати клієнтам АЗК інформацію щодо наявності даного виду палива на конкретній АЗК. Інформування клієнтів можна вирішити за рахунок публікації відповідної інформації на сайтах, мобільних додатках, чат ботах мережі АЗК. Особливо гостро задача постачання та відпуску палива постала під час дефіциту, що було спричинено вторгненням Росії на територію України та початком бойових дій. Додаткові важливі задачі АЗК для бізнесу - забезпечити якісне та безперебійне забезпечення потреб клієнтів на АЗК в товарних потребах та послугах. Для цього організовано інформаційний процес прогнозування потреб поповнення товарних запасів. Він передбачає щоденний збір та обробку статистичної інформації з АЗК, центрального офісу мережі, розподільчих центрів; контролю забору даних; прийнятті рішень у разі непередбачуваних збоїв системи. Діяльність компанії, незалежно від її розміру або сфери функціонування, нагадує автоперегони на трасі – усе вирішує швидкість надходження інформації та оперативне реагування на неї. Визначальним є той факт, чи здатна компанія змінюватися та адаптуватися до нових обставин. Нововведення потрібно швидко впроваджувати в практику і тестувати вже в режимі реального часу [1]. Автоматизація бізнес-процесів – украй важливе завдання для будь-якої компанії, орієнтованої на розвиток. Критерії, що визначають потребу в її запровадженні, можуть бути різноманітними і залежати від масштабів діяльності організації та стадії її розвитку. Цими ж критеріями слід керуватися й у виборі інструментів для автоматизації. Водночас важливо обрати чи розробити та впровадити правильну систему, яка дасть змогу організувати злагоджену роботу всіх підрозділів та рівнів комунікації і визначить успіх бізнесу [2]. Автоматизація торгівлі - це комплекс заходів, які впроваджують в торговий бізнес-процес з метою підвищення ефективності використання трудових ресурсів. Для автоматизації роздрібної торгівлі необхідні спеціальне торгове обладнання (РOS-термінал, зчитувач штрих-кодів, принтер, фіскальний реєстратор, термінал для збору даних) та програмне забезпечення, яке підбирається під тип бізнесу і відповідну техніку. Автоматизація торгівлі економить робочий час продавців на проведення інвентаризацій, слідкує за шляхом надходження товару і грошових коштів, контролює залишок товару [3]. ABC-аналіз - метод аналізу, завдяки якому сукупність об'єктів (товарів, продуктів (виробів), матеріалів, клієнтів, постачальників, працівників, ринків збуту) розподіляється відповідно до обраних критеріїв (витрати, прибуток, товарооборот) на три групи - А, В, С з метою концентрації ресурсів на критичній меншості, залишаючи поза увагою тривіальну більшість [4]. Розподіл за класами прийнято робити згідно принципу Парето. Принцип Парето (правило 80/20, закон "важливої меншості") стверджує, що для багатьох подій, 80% наслідків слідує із 20% причин. Таким чином управління цими 20% причин дасть нам можливість на 80% управляти ситуацією. Вільфредо Парето був італійським економістом, який у 1906 році виявив, що 80% італійських земель належить 20% населення [4]. Об’єкти дослідження - торгова точка (далі абревіатура АЗК), яка надає послуги населенню поповнення запасів паливно-мастильних матеріалів (ПММ), супутніх потреб і наданню відповідних сервісів на АЗК. Предмети дослідження - торгова діяльність АЗК; наявність товарних запасів, сезонна активність населення, стосовно купівлі палива, супутніх товарів, послуг; акційні пропозиції, здатність продукції до псування та інші фактори, які пов’язані з господарчою діяльністю АЗК. Вага в галузі досліджень - мінімізація витрат підприємства на поповнення товарних запасів, які пов’язані з реалізацію паливних та непаливних товарів та послуг. Сприяє збільшенню рентабельності, мінімізації трудовитрат, збільшенню асортименту та оборотності. Результати дослідження аналізу та контролю залишків на АЗК - автоматизовано процес контролю наявності ресурсів на АЗК мережі; коректне, оперативне, цілодобове подання інформації по доступних ресурсах та сервісах АЗК на інформаційних платформах концерну (веб-сайти, чат-боти, мобільні додатки); зменшення кількість скарг клієнтів в сегменті доступності сервісів в середньому до 1-2 скарг на день по всій мережі; зменшено зловживання персоналу в сегменті поповнення товарних запасів АЗК; бронювання запасів палива для заправки військовими чи критичною інфраструктурою; коректне, оперативне поновлення прогнозу постачання у зазначені терміни від бізнесу; людські ресурси зведені до точкового контролю поданої інформації або в разі непередбачуваних збоїв.The current task is to ensure continuous control and maintenance of fuel reserves at gas stations (GS) and timely replenishment of fuel reserves, providing customers with information about the availability of a specific type of fuel at a particular GS. Informing customers can be achieved by publishing relevant information on websites, mobile applications, and chat-bots of the GS network. The challenge of fuel supply and distribution became particularly acute during the shortage caused by Russia's invasion of Ukraine and the onset of hostilities. Additional important tasks for GS businesses include ensuring the quality and uninterrupted provision of goods and services to customers' needs. For this purpose, an information process for forecasting the replenishment of goods is organized, involving daily collection and processing of statistical information from GS, the network's central office, distribution centers, data retrieval control, and decision-making in case of unforeseen system failures. The company's activities, regardless of its size or industry, resemble a race on the track – everything depends on the speed of information flow and the ability to react promptly. The key is whether the company can adapt to new circumstances. Innovations need to be quickly implemented and tested in real-time [1]. Business process automation is a crucial task for any development-oriented company. The criteria determining the need for its implementation can vary, depending on the organization's scale and development stage. These criteria should also guide the selection of automation tools. It is essential to choose or develop and implement the right system that will organize the coordinated work of all departments and communication levels and determine the success of the business [2]. Trade automation is a set of measures introduced into the trade business process to increase the efficiency of labor resources. For the automation of retail trade, specialized trade equipment (POS terminal, barcode reader, printer, fiscal registrar, data collection terminal) and software are necessary, tailored to the type of business and corresponding technology. Trade automation saves salespeople's working time on inventory, monitors the arrival of goods and funds, and controls the stock level [3]. ABC analysis is a method that distributes a set of objects (goods, products, materials, customers, suppliers, employees, markets) into three groups – A, B, C based on selected criteria (costs, profit, turnover) to concentrate resources on a critical minority, leaving the majority out of focus [4]. The classification is done according to the Pareto principle. The Pareto principle (80/20 rule, the law of the "vital few") states that for many events, 80% of the consequences come from 20% of the causes. Thus, managing these 20% of causes will allow us to control the situation by 80%. Vilfredo Pareto, an Italian economist, found in 1906 that 80% of Italian land belonged to 20% of the population [4]. Research objects - gas station (GS), which provides services to the population for refueling fuel and lubricants (FL), related needs, and corresponding GS services. Research subjects - trade activities of GS; availability of goods in stock, seasonal activity of the population regarding fuel and related goods and services purchases; promotional offers, the susceptibility of products to spoilage, and other factors related to the economic activities of GS. Weight in the research field - minimizing the enterprise's costs for replenishing goods stocks associated with the sale of fuel and non-fuel goods and services. It contributes to increasing profitability, minimizing labor costs, expanding the assortment, and turnover. Results of the study of inventory control at GS - automated control process for the availability of resources at the GS network; correct, operational, 24/7 provision of information on available GS resources and services on the concern's information platforms (websites, chat-bots, mobile applications); a reduction in the number of customer complaints in the service availability segment on average to 1-2 complaints per day across the network; reduced personnel abuse in the GS goods replenishment segment; reservation of fuel stocks for refueling military or critical infrastructure; correct, operational updating of the supply forecast within the specified deadlines from the business; human resources reduced to point control of the provided information or in case of unforeseen failures.