Інформаційна система адміністрування та управління персоналом

Abstract

З розвитком інформаційних технологій вони все ширше почали використовуватись як у повсякденному житті так і у професійній сфері. Розвиток інформаційних технологій зокрема вплинув і на управління персоналом. Відповідні інформаційні системи дозволяють HR-спеціалістам набагато швидше та ефективніше виконувати поставлені перед ними задачі. Також ці інформаційні системи є дуже корисними також і для самих працівників. Інформаційні системи людських ресурсів (HRIS) — це системи, які використовуються для збору, запису, зберігання, аналізу та отримання даних про людські ресурси організації, але це не просто скорочення адміністративних процедур [1]. Важливість системи HRIS багатогранна, починаючи від оперативної допомоги у зборі, зберіганні та підготовці даних для звітів, спрощення та прискорення процесів і контролю доступних даних, скорочення витрат на оплату праці відділів кадрів і надання своєчасної та різноманітної інформації керівництву компанія, на основі якої можна приймати якісні стратегічні рішення, пов’язані з людським капіталом [2]. Сучасна система управління людськими ресурсами є потужним механізмом функціонування підприємства. Вирішення проблеми ефективності управління є необхідним, оскільки це забезпечить досягнення потрібних темпів економічного зростання і прибутковості, реалізації потенціалу конкурентного середовища, підвищення продуктивності праці та ефективності підприємства в цілому [3]. Різні служби персоналу використовують інформаційні системи управління персоналом для вирішення наступних задач: • Керівники підприємств – як інструмент розвитку бізнесу, що забезпечує підтримку у розробці та реалізації успішної кадрової політики; • менеджери з персоналу, інспектори відділів кадрів – для ефективного ведення облікових кадрових процедур та документообігу, зберігання значного за обсягами архіву даних, швидкого отримання практично будь-якої звітності з персоналу; • головні бухгалтери та бухгалтери розрахункової частини – підвищення швидкості та спрощення процедури оперативного розрахунку зарплати, формування бухгалтерських проводок, надання стандартної звітності, точного обліку витрат за оплату праці; • інспектори відділів праці та заробітної плати – для виконання всіх функцій щодо планування та обліку праці, структури підприємства, штатного розкладу, витрат; • лінійні керівники – для оцінки рівня розвитку підлеглих, планування кар'єри та заходів щодо розвитку підлеглих, обґрунтування мотиваційних схем; • інші працівники – для аналізу відповідності займаної посади та порівняння з вимогами до інших посад з метою планування кадрового зростання для підприємства. Системи управління персоналом реалізують такі завдання: • управління організаційною структурою та штатним розкладом (на всіх рівнях: регіональні тощо представництва, їх внутрішня структура); • розрахунок заробітньої плати; • кадровий облік (ведення особових справ співробітників, облік руху персоналу, підготовка на основі даних системи необхідних паперових документів); • облік робочого часу (ведення графіків співробітників, централізоване та автоматичне формування табелів); • планування витрат за персонал; • планування кар'єри та відстеження просування персоналу за структурою; • робота із кадровим резервом; • підбір персоналу на вакансії; • навчання персоналу; • системи атестацій; • управління компетенціями (оцінка та підтримання рівня професійних та особистісних компетенцій за рахунок системи атестацій та безперервного навчання персоналу). В першому розділі було визначено основні засади дослідження. Було розглянуто можливість створення інформаційної системи управління персоналом, також було виділено основний функціонал створеної системи а також були виділені основні переваги та недоліки існуючих відповідних інформаційних систем. В другому розділі роботи проведено системний аналіз системи. Було побудовано дерево цілей, діаграму контекстів та її декомпозицію, ієрархію задач та UML-діаграму. У третьому розділі було здійснено вибір засобів для розробки інформаційної системи управління персоналом та здійснено обґрунтування причин саме такого вибору. Для серверної частини програми було вибрано мову програмування Java та фреймворк Spring, клієнтська частина була розроблена за допомогою фреймворку AngularJS. В четвертому розділі було написано інструкцію користувача, опис програмного продукту. Також було розглянуто контрольний приклад, для того щоб впевнитись в працездатності розробленого програмного забезпечення, та відповідності функціоналу визначеному в попередніх розділах. Об’єктом дослідження – процес роботи з персоналом. Предмет дослідження – методи та засоби проєктування і розробки інформаційної системи управління персоналом. Мета дослідження – проєктування та розробка інформаційної системи управління персоналом. Відповідна інформаційна система дозволяє спросити роботу з персоналом, впорядкувати всі процеси роботи з відкритими позиціями у компанії, що дозволяє легше залучати наявних чи нових працівників у проєкти. Результати досліджень полягають в тому, що компанії отримують інформаційну систему, що дозволяє їм легше працювати з персоналом та проєктами, що, в свою чергу, дозволяє зекономити багато часу та ресурсів.With the development of information technologies, they began to be used more widely both in everyday life and in the professional sphere. The development of information technologies in particularly affected personnel management. Appropriate information systems allow HR specialists to perform their tasks much faster and more efficiently. Also, these information systems are very useful for the employees themselves. Human resource information systems (HRIS) – are systems used to collect, record, store, analyze, and retrieve data about an organization's human resources, but they are not simply a reduction in administrative procedures [1]. The importance of the HRIS system is multifaceted, ranging from operational assistance in the collection, storage, and preparation of data for reports, simplifying and accelerating processes and controlling available data, reducing the cost of labor of human resources departments, and providing timely and diverse information to the management of the company, based on which quality decisions can be made strategic decisions related to human capital [2]. The modern human resources management system is a powerful mechanism for the enterprise's functioning. Solving the problem of management efficiency is necessary, as it will ensure the achievement of the required rates of economic growth and profitability, a realization of the potential of the competitive environment, increase in labor productivity and production efficiency [3]. Various personnel services use personnel management information systems to solve the following tasks: • Managers of enterprises – as a tool for business development, which provides support in the development and implementation of a successful personnel policy; • personnel managers, inspectors of personnel departments - for effective management of personnel accounting procedures and document flow, storage of a large data archive, quick receipt of almost any personnel report; • chief accountants and accountants of the settlement department - increasing the speed and simplification of the procedure for operational calculation of salaries, formation of accounting entries, provision of standard reporting, and accurate accounting of labor costs; • inspectors of labor and salary departments - to perform all functions related to labor planning and accounting, enterprise structure, staffing, and costs; • line managers – to assess the level of development of subordinates, career planning and measures for the development of subordinates, justification of motivational schemes; • other employees – to analyze the suitability of the position held and compare it with the requirements for different positions in order to plan personnel growth for the company. Personnel management systems implement the following tasks: • management of the organizational structure and staffing (at all levels: regional, etc. representative offices, their internal structure); • salary calculation; • personnel accounting (management of personal files of employees, accounting of personnel movements, preparation of necessary paper documents based on system data); • accounting of working hours (maintenance of employee schedules, centralized and automatic generation of timesheets); • personnel cost planning; • career planning and tracking of personnel advancement according to the structure; • work with personnel reserve; • recruitment of personnel for vacancies; • personnel training; • certification systems; • competence management (assessment and maintenance of the level of professional and personal competencies due to the system of attestations and continuous training of personnel). In the first chapter, the basic principles of the research were defined. The possibility of creating a personnel management information system was considered, the main functionality of the created system was also highlighted, and the main advantages and disadvantages of the existing relevant information systems were highlighted. In the second part of the work, a systematic analysis of the system was carried out. A goal tree, a context diagram and its decomposition, a task hierarchy, and a UML diagram were built. In the third section, the selection of means for the development of an information system of personnel management was made and the reasons for such a choice were substantiated. The Java programming language and the Spring framework were chosen for the server part of the application, the client part was developed using the AngularJS framework. In the fourth chapter, the user manual and the software product description were written. A control example was also considered to ensure the developed software's functionality and compliance with the functionality defined in the previous sections. The object of research is the process of working with personnel. The subject of research is the methods and means of designing and developing the personnel management information system. The purpose of the research is to design and develop an information system for personnel management. An appropriate information system allows you to request work with personnel and streamline all work processes with open positions in the company, which makes it easier to involve existing or new employees in projects. The results of the research were that companies receive an information system that allows them to work more easily with personnel and projects, which, in turn, allows for saving a lot of time and resources.